Registri ja andmekaitse põhimõtted
Käesolev dokument on kontserni Projecta registri ja andmekaitse põhimõtete kirjeldus, mis vastab EL-i andmekaitsemääruse (GDPR) nõuetele.
Koostatud 24.05.2018. Viimati muudetud 14.04.2023.
1. VASTUTAV TÖÖTLEJA
Projecta Balti OÜ
Sinilille tee 1, Peetri, Rae vald
EE75312 HARJUMAA
+372 603 0620
projecta@projecta.ee
KMKR number: EE100308602
2. VASTUTAVA TÖÖTLEJA KONTAKTISIK
Martti Palm
+372 5695 0404
martti.palm@projecta.ee
3. REGISTRI NIMETUS
Töötaja-, kliendi- ja turundusregistrid.
4. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE ÕIGUSLIK ALUS JA EESMÄRK
EL-i andmekaitsemäärusele vastav isikuandmete töötlemise õiguslik alus on
– leping, mille üks pooltest on andmesubjekt ja
– vastutava töötleja õigustatud huvi.
Isikuandmete töötlemise eesmärk on lepinguliste kohustuste täitmine, suhtlus klientidega, kliendisuhete hoidmine ja turundus.
5. REGISTRI SISU
Registris hoitakse Projecta klientideks ja potentsiaalseteks klientideks olevate ettevõtete ning avaliku sektori organisatsioonide nimesid, registrikoode, kontaktandmeid (külastus- ja postiaadress, telefon, e-post, veebiaadress) ja taustteavet (nt majandusharu, personalikategooriad, käibekategooria ja teave IT-struktuuri kohta).
Registris hoitakse ka Projecta tegevusega seotud organisatsioonides töötavate otsustusõigusega isikute nimesid, ametinimetusi ning tegevus- ja hankevastutusalasid (st ametiseisundist tulenevaid volitusi). Kogume andmeid ka kohtumistel klientidega ja salvestame andmeid oma kliendiregistrisse.
Lepingutega seoses säilitatakse registris teavet kliendi tellitud toodete ja teenuste ning nende muudatuste kohta, arveldusteavet, muud kliendisuhtega ning tellitud toodete ja teenustega seotud teavet.
6. TAVAPÄRASED ANDMEALLIKAD
Registrisse salvestatavad andmed saadakse kliendilt nt veebivormide kaudu saadetud sõnumitest, e-posti või telefoni teel, lepingutest, kliendikohtumistel ja muudes olukordades, kus klient avaldab oma andmeid.
Projecta kasutab organisatsioonide põhiandmete ajakohastamiseks väliseid andmeallikaid, mille põhjal uuenevad regulaarselt registris olevad andmed. Isikuandmed uuenevad üldiselt samal meetodil. Veel hoolitseb Projecta selle eest, et turundusregistris olevad organisatsioonide ja isikute andmed oleksid võimalikult suure täpsuse tagamiseks ajakohased, kui müügitöötajad ühendust võtavad.
Isikuandmeid hoitakse ettevõtte CRM-infosüsteemis Navision Dynamics ning turundus-, müügi- ja klienditeeninduse automatiseerimisplatvormil HubSpot.
7. ANDMETE LUBATUD AVALDAMINE JA EDASTAMINE VÄLJAPOOLE EUROOPA LIIDU NING EUROOPA MAJANDUSPIIRKONNA RIIKE
Üldjuhul ei ole andmete avaldamine muudele instantsidele lubatud. Andmeid tohib avaldada kliendiga kooskõlastatud ulatuses.
Vastutav töötleja võib andmeid edastada ka väljapoole Euroopa Liidu ja Euroopa Majanduspiirkonna riike. Ettevõte kasutab Google Adsi ja Google Analyticsi teenuseid. Ettevõtte e-pood salvestab klientide kontaktandmed. E-pood töötab Magento platvormil.
8. ANDMEKOGU KAITSE PÕHIMÕTTED
Andmekogu töödeldakse hoolikalt ja infosüsteemide abil töödeldavad andmed on nõuetekohaselt kaitstud. Kui andmeid hoitakse internetiserverites, hoolitsetakse nõuetekohaselt nende riistvara füüsilise ja digitaalse andmeturbe eest. Vastutav töötleja tagab, et salvestatud andmeid, serverite kasutusõigusi ja muid isikuandmete turvalisuse seisukohalt kriitilisi andmeid töödeldaks konfidentsiaalselt ning seda teeksid ainult need töötajad, kelle ametijuhend seda ette näeb.
9. KONTROLLIMISÕIGUS JA ÕIGUS NÕUDA ANDMETE PARANDAMIST
Igal registrisse kantud isikul on õigus kontrollida registrisse kantud andmeid ning nõuda ebatäpsete või puudulike andmete parandamist või täiendamist. Kui isik soovib kontrollida tema kohta salvestatud andmeid või taotleda nende parandamist, peab ta saatma vastutavale töötlejale kirjaliku taotluse. Vajaduse korral võib vastutav töötleja paluda taotlejal tõendada oma isikusamasust. Vastutav töötleja vastab kliendile EL-i andmekaitsemääruses sätestatud tähtaja (tavaliselt ühe kuu) jooksul.
10. MUUD ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISEGA SEOTUD ÕIGUSED
Registrisse kantud isikul on õigus taotleda teda puudutavate isikuandmete kustutamist registrist („õigus olla unustatud“).
Samuti on andmesubjektidel muud EL-i andmekaitsemääruses sätestatud õigused, näiteks isikuandmete töötlemise piiramine teatud olukordades.
Taotlused tuleb saata kirjalikult vastutavale töötlejale. Vajaduse korral võib vastutav töötleja paluda taotlejal tõendada oma isikusamasust. Vastutav töötleja vastab kliendile EL-i andmekaitsemääruses sätestatud tähtaja (tavaliselt ühe kuu) jooksul.
11. KÜPSISTE KASUTAMINE
Me kasutame küpsiseid (cookies) veebiliikluse jälgimiseks ja oma veebisaidi kasutajate tuvastamiseks ning arendame teie kasutuskogemuse parandamiseks oma teenust. Meie veebilehe kasutamisel on igaühel võimalus valida, kas tema brauserisse paigaldatakse küpsised või mitte.
